Datenschutzerklärung

Mit dieser Datenschutzerklärung informieren wir darüber, welche personenbezogenen Daten beim Besuch dieser Website sowie bei der Nutzung unserer Kontakt- und Mitgliedsantragsformulare verarbeitet werden.

1. Verantwortliche Stelle

Germanorum Equites – Verein in Gründung
vertreten durch: René Grötzsch
Matthesstraße 126
09113 Chemnitz
Deutschland
E-Mail: kontakt@germanorum-equites.de

Bis zur wirksamen Vereinsgründung und Bestellung der vertretungsberechtigten Organe ist die hier genannte Person für die Datenverarbeitung im Zusammenhang mit dem Gründungsvorhaben verantwortlich. Nach der Vereinsgründung wird diese Angabe angepasst.

2. Hosting und Server-Protokolle

Die Website wird bei der IONOS SE, Elgendorfer Straße 57, 56410 Montabaur, Deutschland, gehostet. IONOS verarbeitet die für den technischen Betrieb erforderlichen Daten als Auftragsverarbeiter. Hierzu können insbesondere die angeforderte Seite oder Datei, Referrer, Browser- und Betriebssysteminformationen, Gerätetyp, Zeitpunkt des Zugriffs und eine anonymisierte IP-Adresse gehören.

Die Verarbeitung erfolgt zur sicheren, stabilen und fehlerfreien Bereitstellung der Website auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO. Unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren Betrieb unseres Internetangebots. Nach den von IONOS für Webhosting-Produkte veröffentlichten Informationen werden Besuchsdaten grundsätzlich acht Wochen gespeichert. Abweichende technisch oder gesetzlich erforderliche Fristen bleiben unberührt.

3. Verschlüsselte Übertragung

Diese Website nutzt eine TLS-/SSL-Verschlüsselung. Dadurch werden Daten, die zwischen deinem Browser und unserem Server übertragen werden, vor einem einfachen Mitlesen auf dem Übertragungsweg geschützt. Eine verschlüsselte Verbindung erkennst du in der Regel an https:// und dem Schloss-Symbol im Browser.

4. Allgemeines Kontaktformular

Wenn du das Kontaktformular nutzt, verarbeiten wir deinen Namen, deine E-Mail-Adresse, das gewählte Thema, deine Nachricht sowie technisch notwendige Übermittlungsdaten. Telefonnummern, Gesundheitsdaten, Ausweiskopien oder andere besonders sensible Informationen sollen über dieses Formular nicht gesendet werden.

Wir verarbeiten diese Angaben, um deine Anfrage zuzuordnen und zu beantworten. Soweit deine Anfrage auf eine Mitgliedschaft, Kooperation oder sonstige Vereinbarung gerichtet ist, beruht die Verarbeitung auf Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO. Im Übrigen erfolgt sie auf Grundlage deiner Einwilligung gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO sowie unseres berechtigten Interesses an der Bearbeitung ernsthafter Anfragen gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO.

Das Formular wird mit Contact Form 7 bereitgestellt. Die übermittelten Nachrichten werden mit der Erweiterung Flamingo zusätzlich in der WordPress-Datenbank auf unserem Hosting gespeichert und per E-Mail an die zuständige Stelle übermittelt. Zugriff erhalten nur hierzu berechtigte Personen.

Kontaktanfragen werden grundsätzlich spätestens zwölf Monate nach abschließender Bearbeitung gelöscht. Eine längere Aufbewahrung erfolgt nur, wenn sie zur Erfüllung gesetzlicher Pflichten, zur Dokumentation einer Vereinbarung oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist.

5. Digitaler Mitgliedsantrag

Das Mitgliedsantragsformular dient zunächst der Interessenbekundung beziehungsweise der Vorbereitung einer möglichen Mitgliedschaft. Das Absenden des Formulars und die automatische Eingangsbestätigung begründen noch keine Mitgliedschaft.

Verarbeitet werden insbesondere:

• Vor- und Nachname, Geburtsdatum und bevorzugte Sprache,
• E-Mail-Adresse und gegebenenfalls Telefonnummer,
• vollständige Anschrift und Land,
• gewünschte Mitgliedsform, freiwillige Angaben zu Motivation und Mitwirkung,
• erteilte Einwilligungen mit Version und Zeitpunkt, Antragsnummer und Bearbeitungsstatus sowie
• gegebenenfalls interne Bearbeitungsvermerke und Informationen zur Übernahme in die Mitgliederverwaltung.

Passfotos, Ausweiskopien und Gesundheitsdaten werden im digitalen Erstantrag nicht angefordert und sollen dort nicht übermittelt werden. Zur Begrenzung automatisierter Mehrfachsendungen wird aus der IP-Adresse ein nicht unmittelbar lesbarer Prüfwert gebildet, der nur kurzfristig verwendet wird; die rohe IP-Adresse wird durch das Mitgliedsantragsmodul nicht im Antragsdatensatz gespeichert.

Die Verarbeitung der für Prüfung und Aufnahme erforderlichen Angaben erfolgt gemäß Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen auf deine Anfrage. Freiwillige Zusatzangaben verarbeiten wir auf Grundlage deiner Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO. Soweit Daten zur Erfüllung rechtlicher Pflichten oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen benötigt werden, beruht die Verarbeitung zusätzlich auf Art. 6 Abs. 1 lit. c beziehungsweise lit. f DSGVO.

Zurückgezogene, abgelehnte oder nicht weiterverfolgte Anträge werden grundsätzlich sechs Monate nach Abschluss der Bearbeitung gelöscht. Bei einer Aufnahme werden die erforderlichen Angaben in die Mitgliederverwaltung übernommen. Der ursprüngliche Antragsdatensatz wird danach grundsätzlich innerhalb von sechs Monaten gelöscht, soweit keine gesetzlichen Aufbewahrungspflichten oder Rechtsansprüche entgegenstehen. Daten der laufenden Mitgliedschaft werden für deren Dauer und anschließend nur so lange verarbeitet, wie gesetzliche Nachweis- oder Aufbewahrungspflichten bestehen.

6. Informationen und Newsletter

Im Mitgliedsantrag kann unverbindlich Interesse an allgemeinen Informationen angegeben werden. Ein regelmäßiger Newsletter wird allein aufgrund dieses Häkchens derzeit nicht versendet. Vor Einrichtung eines Newsletters wird eine gesonderte Bestätigung, insbesondere ein Double-Opt-in-Verfahren, eingerichtet und diese Datenschutzerklärung entsprechend ergänzt.

7. Empfänger und Auftragsverarbeiter

Personenbezogene Daten werden innerhalb des Gründungsteams nur denjenigen Personen zugänglich gemacht, die sie für die Bearbeitung benötigen. Technische Empfänger können insbesondere der Hosting-Anbieter IONOS sowie die eingesetzten E-Mail-Dienstleister sein. Mit Auftragsverarbeitern werden die erforderlichen Vereinbarungen nach Art. 28 DSGVO getroffen. Eine Weitergabe an sonstige Dritte erfolgt nur mit Einwilligung, zur Erfüllung einer Vereinbarung, aufgrund einer gesetzlichen Verpflichtung oder zur Wahrung von Rechtsansprüchen.

8. Cookies, Analyse und externe Dienste

WordPress kann technisch erforderliche Cookies setzen, insbesondere für angemeldete Administratoren und zum sicheren Betrieb.

IONOS WebAnalytics: Soweit dieser zum Hosting gehörende Statistikdienst aktiviert ist, werden unter anderem Referrer, aufgerufene Seiten, Browser, Betriebssystem, Gerätetyp, Zugriffszeitpunkt und eine unmittelbar anonymisierte IP-Adresse ausgewertet. Nach Angaben von IONOS werden dafür keine Cookies eingesetzt. Die Auswertung dient der statistischen Reichweitenmessung sowie der technischen und inhaltlichen Verbesserung der Website. Rechtsgrundlage ist Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO; unser berechtigtes Interesse liegt im sicheren und bedarfsgerechten Betrieb der Website.

Darüber hinaus werden nach dem derzeit vorgesehenen Stand auf der öffentlichen Website keine zusätzlichen Analyse-, Profiling- oder Marketingdienste eingesetzt. Vor der Aktivierung solcher Dienste, externer Medien, Karten, Schrift- oder Übersetzungsdienste wird geprüft, ob eine vorherige Einwilligung erforderlich ist, und diese Datenschutzerklärung wird aktualisiert.

9. Deine Rechte

Nach Maßgabe der gesetzlichen Voraussetzungen hast du insbesondere das Recht auf Auskunft (Art. 15 DSGVO), Berichtigung (Art. 16 DSGVO), Löschung (Art. 17 DSGVO), Einschränkung der Verarbeitung (Art. 18 DSGVO), Datenübertragbarkeit (Art. 20 DSGVO) und Widerspruch gegen eine Verarbeitung auf Grundlage berechtigter Interessen (Art. 21 DSGVO).

Eine erteilte Einwilligung kannst du jederzeit mit Wirkung für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der bis zum Widerruf erfolgten Verarbeitung bleibt davon unberührt. Zur Ausübung deiner Rechte wende dich an die unter Ziffer 1 genannte Kontaktadresse.

10. Beschwerderecht

Du hast das Recht, dich bei einer Datenschutzaufsichtsbehörde zu beschweren. Für einen in Sachsen ansässigen Verantwortlichen ist insbesondere folgende Behörde zuständig:

Sächsische Datenschutz- und Transparenzbeauftragte
Postfach 11 01 32, 01330 Dresden
Besucheranschrift: Maternistraße 17, 01067 Dresden
Telefon: +49 351 85471-101
E-Mail: post@sdtb.sachsen.de
www.datenschutz.sachsen.de

11. Automatisierte Entscheidungen

Eine ausschließlich automatisierte Entscheidung mit rechtlicher oder ähnlich erheblicher Wirkung sowie Profiling finden nicht statt. Über die Aufnahme als Mitglied entscheidet nach der Vereinsgründung das zuständige Vereinsorgan.

12. Aktualisierung

Wir passen diese Datenschutzerklärung an, wenn sich die Website, die eingesetzten Dienste, die Vereinsstruktur oder die rechtlichen Anforderungen ändern.

Stand: 4. August 2026